Γιατί πρέπει να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Excel;

Κάθε φορά που ένας χρήστης μου ζητάει βοήθεια λέγοντας μια πρόταση που αρχίζει με "Έχω ένα κοινόχρηστο φύλλο Excel που..." ή "Έχω ένα Excel με μια μακροεντολή που...", προσωπικά, το πρώτο πράγμα που μου έρχεται στο μυαλό είναι "Δεν χρησιμοποιείτε το σωστό εργαλείο". Χρειάζεστε κάτι, κάτι που ίσως δεν ξέρετε καν ότι χρειάζεστε (πιθανώς μια βάση δεδομένων ή ένα λογισμικό) που θα πρέπει να καλύπτει αυτή τη λειτουργία. Και πώς ξέρετε αν χρειάζεστε ένα άλλο εργαλείο;

Πράγματα που δεν πρέπει να κάνει μια εταιρεία με το Excel

- Κάντε τους υπολογισμούς σας (δομές, εγκαταστάσεις, υποδομές...) στο Excel.

- Δημιουργία προσφορών, διαχείριση παραγγελιών, έκδοση δελτίων παράδοσης με το Excel.

- Δημιουργήστε, μοιραστείτε και αποθηκεύστε αναφορές και εκθέσεις στο Excel.

- Διαχείριση έργων με το Excel, Kanban στο Excel, Gantt στο Excel.

- Παρακολούθηση του προσωπικού, των απουσιών, των χρονομετρήσεων και των διακοπών στο Excel.

- Αποθηκεύει πληροφορίες πελατών και προμηθευτών στο Excel.

- Βασίστε τη λογιστική και τον στρατηγικό σας σχεδιασμό στο Excel.

Αλλά δεν είναι μόνο αυτό, εδώ είναι 6 λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Excel και να αναζητήσετε ένα εργαλείο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

1. Το Excel είναι ένας απλός πίνακας. Δεν υπάρχει τίποτα που να σας εμποδίζει να πληκτρολογήσετε κατά λάθος σε λάθος κελί ή να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε δεδομένα και να χάσετε δεδομένα.

2. Η ταχύτητα ενός υπολογιστικού φύλλου Excel δεν μπορεί να συγκριθεί με τη χρήση ενός εργαλείου ανάπτυξης. Λειτουργίες όπως η αναζήτηση σε πολλές χιλιάδες γραμμές, οι οποίες είναι απαγορευτικές στο Excel, εκτελούνται αβίαστα στο λογισμικό. Όταν κάνετε ένα ερώτημα με το Excel, χρειάζεται κατά μέσο όρο 3 λεπτά, ενώ με άλλα λογισμικά μπορείτε να κάνετε το ίδιο ερώτημα σε 0,3 δευτερόλεπτα.

3. Τα φύλλα του Excel μπορεί να είναι πολύ μεγάλα και να συσσωρεύουν τεράστιες ποσότητες δεδομένων. Αλλά ακόμη και έτσι, δεν είναι τίποτα σε σύγκριση με το τι μπορεί να αποθηκευτεί σε μια ανεπτυγμένη βάση δεδομένων. Επιπλέον, ακόμη και αν μπορείτε να αποθηκεύσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων στο Excel, δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τα δεδομένα σωστά, οι αναζητήσεις είναι αργές και είναι εύκολο να κάνετε λάθη και να δώσετε λανθασμένα αποτελέσματα.

4. Σε ένα φύλλο Excel δεν μπορείτε να εκτελέσετε καμία αυτοματοποιημένη ενέργεια ή να λάβετε εσωτερικές ειδοποιήσεις. Το σύστημα είναι παθητικό, δεν σας ενημερώνει ούτε εκτελεί ενέργειες, μπορείτε μόνο να εισάγετε και να συμπληρώνετε/ερωτάτε δεδομένα. Αντίθετα, μια ανάπτυξη λογισμικού μπορεί να εξετάσει οποιονδήποτε αριθμό ροών εργασίας, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητά τους (αυτό δεν είναι δυνατό σε ένα λογιστικό φύλλο).

5. Ένα φύλλο του Excel δεν είναι τίποτα περισσότερο από έναν πίνακα. Όσο κι αν το χρωματίσετε ή αλλάξετε τις ιδιότητές του, δεν μπορεί ποτέ να συγκριθεί με τη διεπαφή που μπορείτε να αποκτήσετε με μια εφαρμογή ή έναν ιστό.

6. Σε μια ανάπτυξη λογισμικού ορίζετε ποιοι χρήστες ή ομάδες χρηστών έχουν πρόσβαση σε ποιες πληροφορίες και ποιες ενέργειες μπορεί να εκτελέσει ο καθένας από αυτούς.

Αυτή η ασφάλεια δεν είναι δυνατή με ένα φύλλο Excel. Το φύλλο του Excel είναι ένας δύσκολος αντίπαλος. Πρώτον, επειδή η χρήση του έχει εμπεδωθεί στον χρήστη. Αισθάνονται ότι μπορούν να το προσαρμόσουν, να το διαμορφώσουν ανάλογα με τις ανάγκες τους. Είναι απλό, είναι οικείο, το χρησιμοποιούν με άνεση. Το πρόβλημα δεν είναι το φύλλο του Excel, το οποίο κατά τα άλλα είναι ένα πραγματικά σπουδαίο και ισχυρό πρόγραμμα (έλα τώρα, το αναγνώρισα επιτέλους, κατά βάθος το αγαπώ κι εγώ).

Το πρόβλημα είναι η χρήση και η κατάχρηση των φύλλων του Excel. Όπως έλεγε η μητέρα μου, όταν έχεις μόνο ένα καλάμι, ξαφνικά όλα μοιάζουν με αγκίστρι. Τα λογιστικά φύλλα είναι, εν ολίγοις, προγράμματα που μας επιτρέπουν να συναρμολογούμε γρήγορα "μικρά βοηθητικά προγράμματα". Κάθε φορά που κάποιος χρησιμοποιεί ένα φύλλο Excel, είναι επειδή ένα πρόγραμμα (ή, για την ακρίβεια, ένας προγραμματιστής) δεν του έχει δώσει αυτό που χρειάζεται. Το φύλλο Excel είναι ο πόρος στον οποίο στρέφεστε όταν δεν έχετε "κάτι καλύτερο".

Επομένως, σε ένα πλαίσιο συνεχούς βελτίωσης, το φύλλο Excel θα είναι πάντα ένας από τους αδύναμους κρίκους και αναπόφευκτα θα εξαλειφθεί.

Πέρα από γρήγορους υπολογισμούς ή τη δημιουργία μερικών γραφικών παραστάσεων, δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούμε φύλλα του Excel. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο ως ένα περίγραμμα ή μια πρώτη λύση αυτού που θα γίνει αργότερα μια συγκεκριμένη ανάπτυξη, αλλά ένα υπολογιστικό φύλλο δεν πρέπει ποτέ να θεωρείται ως μόνιμη λύση. Πολύ περισσότερο ως βέλτιστη ή επιθυμητή λύση. Φυσικά, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να βασίζετε τις θεμελιώδεις διαδικασίες του επιχειρηματικού σας συστήματος σε λογιστικά φύλλα του Excel.